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Jedes Jahr steigen die Daten in den Unternehmen und die Anforderungen an die Aufbewahrung werden immer höher. An diesem Punkt setzt die Verwaltung von Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten an, die revisionssicher gespeichert werden müssen.

Zwischen Geschäftspartnern entstehen tagtäglich massenhaft Briefe, Angebote und Verträge, die in der Regel als elektronische Nachrichten und Anhänge mehrmals hin- und hergeschickt werden. Bei der Menge an Dokumenten wird das Organisieren, Speichern und Archivieren zur wesentlichen Herausforderung – nicht nur, um die wesentlichen Compliance-Anforderungen (u.a. HGB, AO, GDPdU und Basel II) zu erfüllen.

Mit der revisionssicheren Archivierung Ihrer geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails in einem Dokumentenmanagement-System erfüllen Sie sämtliche gesetzliche Anforderungen und sind so für Steuerprüfungen oder Auseinandersetzungen vor Gericht gewappnet.

Außerdem hilft ein Vertragsarchiv dabei, …

• transparent zu steuern, wann welche Mitarbeiter auf welche Dokumente in welchem Zusammenhang zugreifen dürfen;
• besonders vertrauliche oder sensible Dateien so zu verschlüsseln, dass nicht einmal der Systemadministrator darauf zugreifen kann;
• im Krankheitsfall, während des Urlaubs oder nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses auf wertvolle Informationen, wie zum Beispiel die elektronische Kundenkorrespondenz, zuzugreifen;
• im Fall einer Katastrophe den Datenverlust durch ein mehrfach gesichertes, redundantes Backup vorzubeugen und die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.